Créer votre liste de fin d’exercice avec AgExpert Comptabilité

C’est la saison pour faire des listes et les passer au peigne fin. Lorsque vous préparez votre fin d’exercice, AgExpert Comptabilité vous facilite la tâche de finaliser l’année fiscale et celle de planifier l’année qui s’annonce.  

Suivez cette liste en 7 étapes :

1. Débuter en amassant les documents-sources dont vous aurez besoin :
   
   • Copies des relevés bancaires et de cartes de crédit de fin d’exercice
   • Relevés des comptes créditeurs de fin d’exercice
   • Relevés de prêt de fin d’exercice
   • Reçus d’achats et de ventes d’immobilisations
   • Tous les bons de vente
   • Tout autre document qui permet de vérifier les soldes de fin d'exercice (p.ex., déclarations d'équité publique, relevés du compte d'Agri-investissement, etc.)
2. Confirmez que toutes vos activités financières pour l'année sont saisies dans AgExpert Comptabilité. Pour vous assurer que toutes vos factures et tous vos reçus sont comptabilisés, effectuez un rapprochement avec les relevés de fin d’année
   Faites vos rapprochements pour:
   
   • Tous les comptes bancaires (y compris les comptes de carte de crédit);
   • les comptes débiteurs;
   • les comptes créditeurs;
   • les soldes de prêts.
3. Passez en revue vos comptes de stocks et ajustez la quantité et la valeur si nécessaire.
4. Examinez les registres de paye.
5. Traitez la déclaration finale de la TPS/TVH et la TVP (le cas échéant).
6. Générez un rapport de la balance de vérification pour examiner les soldes des comptes. Revérifiez les soldes pour vous assurer de leur exactitude.
7. Passez en revue vos achats et vos ventes pour l’année, en vous assurant d’inclure les ventes reportées.

Quand vient le temps de partager vos données avec votre comptable, AgExpert Comptabilité vous permet de le faire facilement. Utilisez la fonctionnalité de Partage et débutez le processus de révision de votre fin d’exercice en deux temps trois mouvements.

Vous faciliter la tâche avec les mises à jour d’AgExpert Comptabilité et Champs | Version 2.1

Vous faciliter la tâche avec les mises à jour d’AgExpert Comptabilité et Champs | Version 2.1

Les améliorations et nouvelles fonctionnalités d’AgExpert simplifient les choses pour vous permettre de compléter votre travail. Dans ce blogue nous vous montrons comment:

• Ajouter jusqu’à 5 ensembles de livres dans AgExpert Comptabilité
• Produire des rapports d’assurance-récolte dans AgExpert Champs

Ajouter vos nouvelles tenues de livre dans AgExpert Comptabilité

À partir de votre compte vous pouvez maintenant gérer jusqu’à 5 ensembles de livre pour diverses entreprises. De plus, c’est vraiment simple. Vous pouvez même transférer vos données du logiciel de bureau Analyste AgExpert pour créer votre nouvelle entreprise dans AgExpert Comptabilité.

Étapes pour ajouter le livre d’une nouvelle entreprise :

1. Cliquer le nom de votre entreprise au coin haut à gauche et choisissez Ajouter une nouvelle entreprise.
2. Inscrivez le Nom affiché.
3. Vos options sont de Partir à zéro ou Transférer mes données d’Analyste AgExpert. Si vous commencez à zéro, procédez à l’étape 4.
   Si vous devez transférer vos données, n’ayez crainte c’est simple. Cliquez Transférer mes données et suivez les étapes pour Transférer vos données d’Analyste AgExpert, et débutez à l’étape du téléchargement de l’outil de transfert de données.
4. Vous verrez alors votre nouvelle entreprise dans le menu déroulant. Tout est maintenant prêt.

AgExpert Champs

Vous pouvez dorénavant produire des rapports d’assurance-récolte et remplir vos formulaires exigés pas votre organisme provincial.

1. Passez en revue les détails de configuration de vos champs. Assurez-vous que l’Emplacement officiel (superficie) correspond bien à votre champ. Cette information sera utilisé dans les rapports d’assurance-récolte.
2. Lorsque vous inscrivez vos activités de semences et de récoltes faites les ajustements nécessaires à la superficie.
3. À partir du menu de gauche, cliquez Rapports et Assurance-récolte.
4. Sélectionnez les rapports que vous voulez consulter. Vous aurez le choix d’imprimer ou d’exporter vos données.

Rappel :

Tutoriels AgExpert

Regardez nos webinaires Premières étapes pour une vue d’ensemble d’AgExpert Comptabilité et d’AgExpert Champs.

AgExpert Comptabilité : premières étapes 

AgExpert Champs : premières étapes

Lancement : Webinaires pour AgExpert Comptabilité et AgExpert Champs

Vous désiriez voir nos derniers logiciels en action. Consultez nos nouveaux tutoriels où nous vous montrons à quel point il est simple de commencer à utiliser AgExpert.

Regardez le premier d'une série de webinaires organisés par l'équipe AgExpert. Vous apprendrez les notions de base d’AgExpert Comptabilité et d’AgExpert Champs. De plus, vous verrez à quel point il est facile de naviguer :

AgExpert Comptabilité : premières étapes 

AgExpert Champs : premières étapes 

Participer à une session qui convient à votre emploi du temps et obtenez une démonstration de nos dernières applications Web.

Restez à l’affut, il y aura d’autres sujets à venir prochainement dans la série de Webinaires AgExpert.

L'équipe AgExpert

Voyez vos stocks d’un coup d’œil grâce à AgExpert Champs

Il est facile de faire le suivi de vos stocks!

Voyez comme il est facile de saisir vos sites d’entreposage sur une carte et de faire le suivi de vos stocks grâce à AgExpert Champs. En quelques clics seulement, vous pouvez accéder à l’écran Rajuster la valeur des stocks, à partir de votre page d’accueil.

À l’écran Stocks, le tableau de bord vous donne un aperçu de vos stocks. Il contient une liste de vos cellules, des stocks qui s’y trouvent et de l’espace de stockage disponible. Vous pouvez également vous servir du menu déroulant pour trier vos stocks selon le type de culture.

L’ajout de sites d’entreposage est simple :

1. Assurez-vous que vos services de localisation sont activés. Suivez les étapes indiquées dans notre Communauté en ligne.
2. Cliquez sur Stocks, puis sur Sites d'entreposage.
   
   
   
3. Ensuite, cliquez sur Ajouter un site d'entreposage.
4. Une carte s'affichera indiquant votre emplacement actuel. À partir de cette section, vous pourrez sélectionner et nommer votre premier site d'entreposage et indiquer sa capacité.
   
   
   
5. Une fois que vous aurez enregistré votre site, le tableau de bord des sites d'entreposage s'affichera. À partir de cette section, cliquez sur votre nouvelle cellule pour rajuster la valeur des stocks.
   
   
   
6. Dans le champ Type de rajustement, sélectionnez Ajouter, puis saisissez un montant et une semence.
   
   
   
7. À partir de votre tableau de bord des sites d'entreposage, vos stocks et l'espace de stockage disponible s'afficheront.
   
   

Accédez à vos données partout, en tout temps avec AgExpert Comptabilité

Accédez à vos données partout, en tout temps et sur n’importe quel appareil. Transférez vos données d’Analyste AgExpert vers le nuage en quelques clics à l’aide de notre outil de transfert de données, offert dans la version Privilège d’AgExpert Comptabilité. De plus, vous pouvez désormais facilement créer des chèques de paye pour vos employés.

Voici les avantages du transfert de vos données vers AgExpert Comptabilité :

• Un accès facile – Vous pourrez accéder à vos données à partir de n’importe quel appareil ou emplacement géographique. Cela signifie que vous pouvez utiliser AgExpert Comptabilité sur un ordinateur Windows aussi bien que sur un Mac.
• Fini, les copies de sauvegarde – Vous n’aurez plus à vous soucier d’effectuer des copies de sauvegarde de vos données. Nous veillerons à ce que vos données soient en sécurité et accessibles lorsque vous en avez besoin.
• Mises à jour automatiques – Il n’y a plus de mises à jour ni d’installations logicielles compliquées. Toutes les nouvelles fonctionnalités sont ajoutées automatiquement au logiciel.
  
  

Si vous venez de vous procurer la version Privilège d’AgExpert Comptabilité, un écran s’affichera vous demandant si vous voulez transférer vos données d’Analyste AgExpert, ou si vous voulez commencer à partir de zéro.

Si vous choisissez de commencer à partir de zéro, mais que vous changez d’avis par la suite, cliquez sur l’icône  dans le coin supérieur droit de l’écran, puis sélectionnez Ma souscription. Vous pouvez ensuite télécharger l’outil de transfert de données.

Communiquez avec un membre compétent de notre équipe de soutien par téléphone au 1-800-667-7893 si vous avez besoin d’aide à décider si le passage à l’infonuagique vous convient.

Six moyens simples de soumettre votre déclaration de TPS/TVH

Simplifions les moyens de soumettre votre déclaration de TPS/TVH. Il y a plusieurs façons de le faire, mais c’est à vous de décider de la méthode qui convient le mieux pour votre entreprise.

Tout d’abord, il vous faudra un compte de TPS/TVH enregistré. Si vous n’en avez pas, vous n’avez qu’à vous inscrire en ligne.

Voici six moyens de soumettre votre déclaration de TPS/TVH à l’ARC :

1. Mon dossier d’entreprise
   
   Inscrivez-vous ou connectez-vous à Mon dossier d’entreprise. Servez-vous d’un des partenaires de connexion ou bien de vos ID d’utilisateur et mot de passe de l’ARC. Si vous choisissez la première option, vous n’avez pas besoin d’un ID d’utilisateur ni d’un mot de passe de l’ARC.
   
   
   
   
2. Impôtnet
   
   Le logiciel Web AgExpert Comptabilité facilite l’utilisation du service Impôtnet en créant votre rapport de TPS ou de TVH. Une fois que vous aurez créé votre rapport dans AgExpert, cliquez sur Soumettre IMPÔTNET. À partir de la page Impôtnet TPS/TVH, cliquez sur Prêt à transmettre. Une page renfermant une courte explication de la marche à suivre s’affichera. Cliquez sur Continuer pour entamer le processus de soumission de votre déclaration.
   
   
3. EDI
   
   La transmission de déclarations de TPS/TVH au moyen de l’EDI vous permet de transférer vos renseignements relatifs à votre déclaration à une institution financière canadienne participante. L’institution financière transformera vos renseignements en une déclaration électronique et transmettra celle-ci à l’ARC. S’il y a des fonds qui vous sont dus, ils seront déposés automatiquement dans votre compte. Si vous devez un montant, vous pouvez le payer par l’entremise de la même institution.
   
4. Impôtel TPS/TVH
   
   Le service Impôtel TPS/TVH est un moyen rapide et gratuit de soumettre votre déclaration de TPS/TVH. L’ARC vous propose quatre étapes à suivre avant d’utiliser Impôtel. Lorsque vous êtes prêt, composez le 1-800-959-2038 et suivez les instructions. Après avoir soumis votre déclaration par Impôtel, vous recevrez un numéro de confirmation à six chiffres.
5. Transfert de fichiers TPS/TVH par Internet
   
   Le transfert de fichiers par Internet vous permet de soumettre votre déclaration de TPS/TVH directement à l’ARC au moyen d’un logiciel de comptabilité. Cliquez sur Prêt à transmettre, puis lisez l’information qui s’affiche et cliquez sur Continuer. Une page s’ouvrira où vous pourrez joindre votre fichier.
   
   
6. Soumission en format papier
   
   Si vous n’êtes pas obligé de soumettre votre déclaration de TPS/TVH par voie électronique, vous pourriez être admissible à soumettre votre déclaration en format papier par la poste ou en personne par l’intermédiaire d’une institution financière participante. Il y a certains types de déclarations qui ne peuvent pas être soumis de cette façon. Si vous demandez un remboursement, soumettez une déclaration sans montant de TPS/TVH perçu ou payé, ou contrebalancez le montant dû au moyen d’un rabais ou d’un remboursement, vous ne pouvez pas soumettre votre déclaration en personne.

La Journée internationale des familles

Dans l’équipe AgExpert, ce que nous aimons par-dessus tout, c’est d’aider les clients à résoudre un problème ou à apprendre quelque chose de nouveau par téléphone. Lorsque nous communiquons avec des producteurs, des gestionnaires d’exploitations agricoles ou des PDG, nous savons que dans bon nombre de cas, ceux-ci gèrent une entreprise familiale. Nous prenons très au sérieux la capacité d’offrir aux membres de sa famille les outils et le savoir-faire pour favoriser leur réussite.

Comme le 15 mai c’est la Journée internationale des familles, nous avons trouvé que c’était le moment idéal pour célébrer les familles qui gèrent des entreprises familiales. L’équipe AgExpert a toujours accueilli nos clients comme s’ils faisaient partie de la famille. Et comme ceux qui font partie d’une même famille, nous sommes là lorsque vous avez besoin de nous. Vous pouvez demander l’aide de l’équipe AgExpert de plusieurs façons : en consultant nos billets de blogue ou notre communauté en ligne, en nous envoyant des courriels ou des messages sur les médias sociaux, ou bien en utilisant notre service de soutien téléphonique. Peu importe la méthode que vous choisissez, nous nous chargerons de vous aider à accomplir vos tâches.

Pour toute question ou préoccupation au sujet des logiciels, n’hésitez pas à appeler notre ligne de soutien technique au 1-800-667-7893, ou encore à nous envoyer un courriel à soutien@facagexpert.ca. Et prenez le temps aujourd’hui de célébrer la famille et la communauté!

L’équipe AgExpert

Saisie des rajustements de fin d’exercice

Votre comptable vous a remis une liste des entrées dans le journal général pour votre rajustement de fin d’exercice. Quelle est la prochaine étape?

Il se peut que vous rencontriez quelques obstacles lors de la saisie de ces rajustements. Nous passerons donc en revue les éléments que vous pourriez rencontrer et verrons comment les éviter ou les corriger. 

Quels sont ces rajustements de fin d’exercice et pourquoi dois-je les saisir? 

Votre comptable peut saisir vos rajustements de fin d’exercice pour vous, mais pas toujours. De nombreux comptables vous donneront une liste des entrées dans le journal général en vue de rajuster vos comptes. Ces rajustements permettent de vous assurer que vos entrées tout au long de l’exercice sont saisies dans les bonnes catégories et que, si vous avez omis certaines entrées en cours de route, elles sont saisies pour la fin de l’exercice.

Voici quelques conseils sur la façon de saisir ces rajustements : Saisir des écritures d’ajustement de fin d’exercice 

 Voici quelques codes d’erreur que vous pourriez rencontrer :

1.  Code d’erreur : Imputer une transaction à un compte sans transactions  

Il existe de nombreux types de comptes dans AgExpert. Il est possible d’imputer des transactions à certains comptes alors que c’est impossible de le faire pour d’autres. Par exemple, il est impossible d’imputer une transaction aux comptes principaux, primaires et totaux et, si vous tentez de le faire à l’écran du journal général, vous pourriez obtenir ce code d’erreur au moment de la saisie :

 

Pour corriger cette erreur, assurez-vous que les comptes que vous avez configurés et auxquels vous tentez d’imputer une transaction sont soit des comptes particuliers, soit des comptes auxiliaires. Cette erreur est souvent observée dans le cas des comptes de stocks, de revenus et de dépenses; par conséquent, il serait judicieux de commencer par eux pour vous assurer que vous n’imputez pas une entrée à un compte sans transactions.

     2. Code d’erreur : erreur relative à la date de division 

Ce message d’erreur s’affiche s’il y a présence d’une date de division et que vous essayez de saisir une entrée dans le journal général avant cette date. Pour supprimer la date de division : Cliquez sur Fichier -> Annuler version comptable. Vous pourrez ensuite continuer à saisir votre transaction à la date désirée.

 

      3. Erreur relative à un solde affichant une quantité nulle 

Cette erreur apparaît si vous débitez un compte de stocks dont le solde affiche une quantité nulle. S’il y a un solde en dollars, il doit y avoir un solde comportant une quantité. Vous pouvez inscrire la quantité de stocks que vous avez ou, si vous ne faites pas le suivi de vos quantités dans Analyste AgExpert, inscrire 1, et le logiciel vous permettra d'enregistrer la transaction.

 

        4. Erreur relative à une quantité négative avec un montant positif en dollars 

Cette erreur s’affiche si, par exemple, vous avez crédité un compte de stocks tout en augmentant la quantité. Cela ne fonctionne pas parce qu’en créditant le compte, vous diminuez la valeur en dollars du compte et ne pouvez pas augmenter la quantité en même temps. Si cette erreur s’affiche, vous devrez examiner de plus près les quantités que vous avez saisies. 

 

Les rajustements de fin d’exercice peuvent être frustrants. Voici donc un lien vers un conseil qui pourrait vous être utile à l’avenir : Des rajustements des stocks de fin d’exercice

Vérifiez le solde de vos débits et de vos crédits pour que le logiciel puisse enregistrer la transaction. La somme de la colonne des crédits doit être égale à la somme de la colonne des débits.

Voici d’autres conseils et astuces à suivre lors de la saisie des entrées dans le journal général :

Votre comptable peut avoir indiqué, dans sa liste, des rajustements liés aux comptes 1200 (Comptes clients) ou 2100 (Comptes fournisseurs) à effectuer dans le journal général. Toutefois, il est préférable de corriger ces entrées à l’écran des transactions plutôt qu’à l’écran du journal général. Si vous rajustez ces comptes dans le journal général, cela n’aura aucune incidence sur le fournisseur ou le client correspondant.

La même chose se produit si vous essayez de saisir une entrée dans le journal général qui a une incidence sur l’une ou l’autre de vos immobilisations. Si votre comptable apporte un rajustement visant à augmenter ou à réduire vos immobilisations, vous devrez alors savoir quelle immobilisation nécessite ce rajustement. Les rajustements apportés aux immobilisations doivent être effectués dans la configuration de vos immobilisations ou au moyen d’une modification entière de la transaction initiale de vente ou d’achat de l’immobilisation. Vous recevrez un message d’avertissement si vous tentez d’imputer une entrée dans le journal général qui a une incidence sur l’une ou l’autre de vos immobilisations :

Bien que vous ne puissiez pas apporter de modifications aux immobilisations, votre comptable pourrait vous remettre des entrées visant à enregistrer l’amortissement de vos immobilisations. Cela nécessiterait donc de créditer un ou plusieurs comptes d’amortissement cumulé et de débiter le compte d’amortissement. Le compte d’amortissement par défaut est 5810.

 Enfin, votre comptable peut vous donner un compte auquel imputer des transactions, alors que ce compte ne figure pas dans votre Plan comptable. Vous pouvez soit choisir un compte qui correspond, soit créer un nouveau compte. 

Comment saisir des remboursements d’impôts sur le revenu

C’est la période des impôts. Certaines personnes chanceuses recevront des remboursements d’impôts, tandis que d’autres devront verser un montant à l’ARC. Dans tous les cas, vous allez vouloir saisir cette information dans Analyste AgExpert. La façon de le faire sera différente selon la structure de votre entreprise et le fait de recevoir un remboursement ou de devoir un montant à l’ARC. Le billet de blogue de ce mois-ci vous aidera à saisir cette information.

Propriétaire unique ou société de personnes

Si vous devez verser un montant à l’ARC, le compte à utiliser est Impôt sur le revenu (payé). Celui-ci se trouve sous le type Retrait personnel (RP).

Si vous allez recevoir un remboursement de l’ARC, le compte à utiliser est Impôt sur le revenu (remboursement), qui se trouve sous le type Avance personnelle (AP).

Société par actions

Les paiements d’impôts exigibles sur le revenu des sociétés sont saisis comme des paiements de dettes (Type D-). Ils devraient être imputés à votre compte Impôt sur les sociétés à payer.


Les remboursements d’impôts pour les sociétés par actions sont saisis comme des acquisitions de dettes (Type D+). Ils devraient être imputés à votre compte Impôt sur les sociétés à payer.

Comment rapprocher comptes personnels et d’entreprise dans Analyste AgExpert

Que se passe-t-il lorsque vous utilisez la carte d'entreprise pour une dépense personnelle? Ou que vous utilisez votre carte personnelle pour faire des achats pour votre entreprise? Voici comment configurer et rapprocher vos comptes, que vous soyez un propriétaire unique, une société de personnes ou une société par actions.

Si vous êtes un propriétaire unique ou une société de personnes

Vous utilisez les fonds de l'entreprise pour un achat personnel? Cette transaction est comptabilisée dans la catégorie des Retraits personnels, qui sont énumérés sous l’onglet Capitaux propres dans votre Plan comptable. Par exemple : utilisation de la carte de crédit de l'entreprise pour faire des achats d’épicerie.

Vos fonds personnels déposés dans le compte de l'entreprise ou dépensés sur des articles d’entreprise sont comptabilisés comme des avances personnelles, énumérées sous l’onglet Capitaux propres dans votre Plan comptable. Par exemple : un dépôt personnel dans le compte chèque de l’entreprise agricole. Les fonds personnels sont utilisés pour des achats d'entreprise.

Si vous êtes une société de personnes ou un propriétaire unique et que vous n’avez pas de comptes de retraits personnels ou d’avances personnelles, suivez ces étapes :

Si vous êtes une société par actions

Les fonds de l'entreprise que vous retirez ou que vous dépensez sur des articles personnels sont comptabilisés comme des retraits d’actionnaires. Ce compte est situé sous l'onglet Passifs dans votre Plan comptable. Vous pouvez également imputer un paiement de prêt (ligne P-) au compte de prêt d'actionnaires approprié. Par exemple : utilisation de la carte d’entreprise pour payer les factures de cellulaire de vos enfants.

Les fonds personnels que vous dépensez sur des articles d’entreprise ou que vous déposez dans le compte d’entreprise sont inscrits comme une acquisition de prêt (ligne P+) et imputés au compte de prêt d’actionnaires. Ce compte est à la section Passifs de votre Plan comptable. Par exemple : achat d’outils pour votre entreprise sur votre carte de crédit personnelle.

 Si vous êtes une société par actions et que vous n'avez pas de compte de prêt d’actionnaires, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous au menu Configurer, puis sélectionnez Plan comptable.
   
   
2. Cliquez sur l’onglet Capitaux propres.
3. Trouvez un nombre qui n'est pas déjà utilisé et cliquez sur Ajouter.
4. Vous devrez d'abord ajouter un compte principal et sélectionner le type de compte Retrait personnel. La description du compte doit également être Retrait personnel.
   
   
5. Vous pouvez maintenant ajouter des comptes auxiliaires sous le compte Retraits personnels. Sélectionnez Retraits personnels, puis cliquez sur Ajouter.
   
   
6. Répétez les étapes 1 à 5 pour les comptes sous Avances personnelles.

Si vous êtes une société par actions

Les fonds de l'entreprise que vous retirez ou que vous dépensez sur des articles personnels sont comptabilisés comme des retraits d’actionnaires. Ce compte est situé sous l'onglet Passifs dans votre Plan comptable. Vous pouvez également imputer un paiement de prêt (ligne P-) au compte de prêt d'actionnaires approprié. Par exemple : utilisation de la carte d’entreprise pour payer les factures de cellulaire de vos enfants.

Les fonds personnels que vous dépensez sur des articles d’entreprise ou que vous déposez dans le compte d’entreprise sont inscrits comme une acquisition de prêt (ligne P+) et imputés au compte de prêt d’actionnaires. Ce compte est à la section Passifs de votre Plan comptable. Par exemple : achat d’outils pour votre entreprise sur votre carte de crédit personnelle.

Si vous êtes une société par actions et que vous n'avez pas de compte de prêt d’actionnaires, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous au menu Configurer, puis sélectionnez Plan comptable.
   
   
2. Rendez-vous à l'onglet Passifs.
3. Trouvez un nombre qui n'est pas déjà utilisé, puis cliquez sur Ajouter.
4. La catégorie de compte sera Compte particulier. Cliquez sur Créer compte. Choisissez Prêt comme type de compte, ajoutez la description (prêt d’actionnaires) et enregistrez le nouveau compte.