Le nuage et mes données

Qu'est-ce que le nuage? En termes simples, le nuage, l’infonuagique ou l'informatique en nuage est une forme de stockage et d'accès aux données par Internet plutôt que sur le disque dur de votre ordinateur. Un bon exemple de cela serait votre application de banque en ligne, qui vous connecte à un réseau sécurisé où vos informations bancaires sont stockées. Compte tenu du lancement d’AgExpert Comptabilité ayant eu lieu en janvier, nous avons pensé qu'un blogue portant sur la façon dont FAC a répondu à certaines de vos préoccupations serait opportun.

Mes données sont-elles sécurisées?

Pour votre protection, nous vous demandons de vous connecter pour sécuriser votre connexion à notre site Web. Une fois bien connecté, recherchez le symbole du cadenas dans la barre d'adresse pour confirmer que votre connexion est sécurisée :    

Windows 10 comporte un antivirus et un pare-feu de premier ordre, qui protègent votre ordinateur contre les intrus. Si vous n'utilisez pas un ordinateur sous Windows 10, nous vous recommandons d'installer un pare-feu personnel ainsi qu’un logiciel antivirus. Visitez le site Web de FAC pour plus de conseils sur la façon de protéger votre ordinateur. 

Qui peut accéder à mes données ou les utiliser?

Les logiciels de gestion AgExpert de FAC sont certifiés Ag Data Transparent. Cette certification est accordée par une organisation à but non lucratif des États-Unis, créée pour protéger la confidentialité et la sécurité de vos données agricoles dans le nuage. AgExpert de FAC est la première société canadienne à obtenir leur sceau d'approbation. Vous pouvez en apprendre davantage sur le processus pour obtenir la certification Ag Data Transparent en visitant leur site Web.

Vos données vous appartiennent. FAC ne partagera aucunement vos données agricoles sans votre consentement et ne vendra pas vos données à des tiers.

Vous pouvez partager vos données avec des conseillers spécifiques, tels que votre agronome, votre comptable ou votre conseiller en culture. Ces conseillers doivent recevoir une invitation de votre part afin d'accéder à vos données et doivent également avoir un compte AgExpert.ca afin d'accéder à vos renseignements. Vous pouvez cesser le partage de vos données à tout moment en révoquant leur permission. Si vous partagez vos données avec un tiers, votre utilisation est assujettie aux politiques et aux modalités du contrat de ce tiers.

Quels sont les avantages de stocker mes données dans le nuage?

• Fini, les copies de sauvegarde! Nous veillerons à ce que vos données soient en sécurité et accessibles lorsque vous en avez besoin.
• Fini, la dépendance au bureau! Accédez à vos données n'importe où, à n'importe quel moment, depuis n'importe quel appareil.
• Fini, les installations de mises à jour logicielles compliquées. 

Si vous avez des questions auxquelles nous n'avons pas répondu ici, contactez notre équipe de soutien pour AgExpert de FAC au 1 800 667-7893.

Avantages sociaux

Pourquoi offrir des avantages sociaux supplémentaires à vos employés? Les exploitants agricoles qui décident d’offrir des avantages sociaux supplémentaires, comme une assurance de soins dentaires et de soins de la vue, un régime d’épargne-retraite ou une assurance en cas de maladie et d’invalidité, sont plus susceptibles d’attirer de nouveaux travailleurs et de fidéliser leurs employés actuels. Il existe d’innombrables types d’avantages sociaux que vous pourriez offrir à vos employés, mais nous n’allons en aborder que quelques-uns aujourd’hui.

Pourquoi offrir une assurance de soins dentaires et de soins de la vue à vos employés?

Il n’est pas obligatoire d’offrir une assurance de soins de la vue et de soins dentaires, mais ces types d’avantages sociaux représentent une valeur ajoutée exceptionnelle pour vos employés. Il est possible de faire preuve d’une certaine souplesse au moment d’offrir ces types d’avantages sociaux; vous pouvez choisir la protection, les personnes qui y seront incluses et le taux que vous voulez payer. Parmi ces types de protection, on compte notamment :

1. Protection complète
2. Protection partielle
3. Protection de base

Vous pouvez choisir l’une des options suivantes lorsque vous décidez à qui vous offrirez les avantages sociaux :

1. Employé
2. Employé et conjoint
3. Employé et ses personnes à charge

Le fait d’offrir une protection à vos employés et à leurs personnes à charge peut avoir une incidence importante, puisque la plupart des enfants doivent faire régulièrement des examens dentaires et des examens de la vue. Ces personnes pourraient utiliser leurs avantages sociaux au maximum.

L’employeur décidera s’il veut payer un pourcentage de la prime d’assurance, ou un taux de prime fixe retenu sur la paie de l’employé, chaque période de paie.

Assurance 

L’assurance peut être un mot qui fait peur à certains, mais elle peut s’avérer très avantageuse pour votre exploitation. Les avantages d’offrir une assurance, comme une assurance-vie de base, une assurance‑médicaments ou une assurance-invalidité, peuvent apporter la tranquillité d’esprit à vos employés. Ils savent que s’ils devaient se blesser au travail, ils n’auraient pas à s’en faire sur le plan financier. Si quelque chose devait leur arriver, leur famille serait protégée.

Il revient à l’employeur de décider des types d’assurance qu’il aimerait offrir. Parmi les types d’assurance, on compte notamment :

• Assurance-maladie
  - Individuelle
  - Familiale
• Assurance-invalidité
• Assurance-médicaments sur ordonnance

Régimes d’épargne 

Régime de pensions du Canada

Le Régime de pensions du Canada (RPC) a pour but d’assurer aux cotisants et à leur famille un remplacement partiel de leur revenu en cas de retraite, d'invalidité ou de décès. Une proportion de 4,95 % du revenu d’un employé est déduite de sa paie et l’employeur doit apporter une contribution égale, ce qui donne une cotisation totale de 9,9 % du revenu total. *Ce pourcentage changera à compter du 1^er janvier 2019 pour passer à 5,1 %, et augmentera annuellement au cours des prochaines années. La seule province à ne pas participer au RPC est le Québec, où l’on trouve le Régime de rentes du Québec (RRQ). Le RRQ est presque identique au RPC, à part son taux de cotisation plus élevé qui est fixé à 10,8 %.

Les cotisants sont admissibles à recevoir une pension de retraite complète à l'âge de 65 ans ou ils peuvent choisir de recevoir une pension réduite dès l'âge de 60 ans, ou opter pour une pension augmentée après l'âge de 65 ans, ce qui est permis jusqu'à l'âge de 70 ans. Les employés peuvent choisir de continuer à travailler tout en recevant leur pension jusqu’à l’âge de 70 ans. Le logiciel Analyste AgExpert permet de déduire automatiquement d’une paie les cotisations au RPC dans le cadre du processus de paie. Le total de ces deux déductions est le montant qui est envoyé à l’Agence de revenu du Canada (ARC).

Il est à noter que, présentement, le logiciel Analyste AgExpert ne peut pas déterminer automatiquement l’admissibilité d’un employé aux prestations du RPC à l’aide de sa date de naissance. Les employés âgés de moins de 18 ans et ceux qui reçoivent des paiements du RPC ne cotisent pas au RPC.

Régime de retraite privé

Les employeurs peuvent choisir de compléter le RPC en établissant un régime de retraite privé pour leurs employés. Ce régime est comme le RPC en ce sens que la contribution de l’employeur correspond habituellement aux cotisations de l’employé, en totalité ou en partie. Il existe deux types de régimes de retraite, les régimes de retraite à prestations déterminées et les régimes de retraite à cotisations déterminées. Dans les régimes à prestations déterminées, les rentes versées aux employés sont un montant fixe qui ne change pas, peu importe la situation. Dans le modèle à cotisations déterminées, les rentes versées peuvent varier selon le rendement du fonds sur le marché.

En fait, dans un régime à cotisations déterminées, c’est l’employé qui assume le risque du marché, alors que dans un régime à prestations déterminées, c’est l’employeur qui assume ce risque puisqu’il devra verser la pension et les rentes, et ce, peu importe le rendement du fonds sur le marché. Une autre option serait un régime enregistré d’épargne-retraite collectif, ce qui est similaire à un régime de retraite.

Pour obtenir des instructions étape par étape sur la manière d’établir de nouveaux avantages sociaux ou de nouveaux types de paie pour vos employés dans le logiciel AgExpert, visitez notre collectivité virtuelle. Vous pouvez aussi visiter le site Web de l'ARC.

Choisissez le mode par lequel vous voulez communiquer avec nous

Au téléphone
Si appeler pour poser vos questions est votre mode de communication privilégiée, vous avez peut-être remarqué que nos systèmes téléphoniques ont changé. Vous n’avez plus besoin de laisser un message vocal et attendre patiemment pour qu’une personne vous rappelle. Vous pouvez dorénavant rester en ligne pour parler au prochain analyste de soutien disponible ou bien demander un rappel automatique, et ce, sans perdre votre priorité d’appel. Vous pouvez même fixer une plage de temps pour le rappel, de sorte que nous vous rappelions au moment qui vous convient. Pour nous joindre par téléphone, composez le 1-800-667-7893.

Le téléphone n’est, bien sûr, pas le seul mode de communication
Ce qui nous importe, c’est que le tout soit facile pour vous. Voici d’autres options lorsque vous n’avez pas besoin d’une réponse téléphonique immédiate :

• Vous avez une question rapide pendant les heures de bureau? Servez-vous de notre outil de clavardage. Il est facile à utiliser et nous permet de nous brancher sur votre écran pour voir ce sur quoi vous travaillez, au besoin.
• Vous avez un problème complexe? Nous pouvons vous donner des instructions détaillées par écrit. Vous n’avez qu’à envoyer votre question par courriel à soutien@facagexpert.ca.
• Vous souhaitez échanger avec d’autres utilisateurs du logiciel AgExpert? Posez une question, obtenez des réponses et communiquez vos connaissances à d’autres utilisateurs des logiciels de gestion de FAC grâce aux babillards de la communauté en ligne. En effet, vous pouvez publier des questions sur les babillards. Dès qu’une réponse à votre question est publiée, vous recevrez un avis par courriel. C’est souvent nous qui répondons aux questions publiées, mais il se peut aussi que vous receviez des réponses de consultants agréés AgExpert, de consultants Gestionnaire de champ PRO et d’autres professionnels de l’industrie. Cet espace se veut un endroit où les utilisateurs peuvent s’entraider – rien ne vaut l’expérience concrète.

N’hésitez pas à publier des tweets!
Si vous préférez utiliser des appareils mobiles et des applications des médias sociaux, nous sommes heureux d’annoncer que vous pouvez dorénavant communiquer avec nous sur Twitter! Communiquez directement avec nous en utilisant @FACAgExpert et nous vous fournirons une réponse. 

Le point sur le programme d’installation Microsoft.NET Framework 4.7.2

Il est possible que vous ayez remarqué que, lorsque vous essayez d’installer Analyste AgExpert 2018-03 ou Gestionnaire de Champs PRO/360, vous recevez un message contextuel vous demandant d’installer Microsoft.NET Framework 4.7.2. Ce n’est pas une tentative d’hameçonnage! Il s’agit simplement d’une mise à jour de sécurité créée par Microsoft (pour Windows) que nous vous demandons d’installer avant de télécharger la nouvelle version d’Analyste AgExpert.

La mise à jour Microsoft .NET Framework peut être installée pour les versions ci-dessous de Windows seulement. Si vous avez une version antérieure de Windows, il est recommandé de la mettre à niveau dès que possible.

• Windows 10 Creators Update
• Windows 10 Fall Creators Update
• Windows 10 Anniversary Update
• Windows 8.1
• Windows 7 SPI

Suivez les étapes ci-dessous si vous n’êtes pas certain que votre ordinateur comporte la bonne version de Windows :

1. Appuyez simultanément sur les touches Windows + R de votre clavier. Cela lancera la fenêtre Exécuter.
2. Saisissez le mot « Winver », puis cliquez sur OK.
   
   

OU

Windows 8 ou version plus récente :

1. Cliquez sur le bouton de démarrage Windows.
2. Saisissez le mot « système » (ou About your PC) dans le champ de recherche et sélectionnez Système (ou About your PC).

Windows 7 ou version antérieure :

1. À l’aide du bouton droit de la souris, cliquez sur Ordinateur ou sur le menu Démarrer.
2. Sélectionnez Propriétés.

Vous pourriez également être en mesure de déterminer la version que vous utilisez selon le type de bouton de la page d’accueil.

• Windows 10
  
  
• Windows 8.1
  
  
• Windows 7
  
  
• Windows Vista
  
  
• Windows XP
  
  

Suivez les étapes ci-dessous pour vérifier s’il y a des mises à jour Windows pour Windows 10, 8.1 et 8 :

1. Accédez aux paramètres de votre ordinateur. Vous trouverez ces paramètres en saisissant le mot « paramètres » dans votre champ de recherche.
2. Sélectionnez Mise à jour et sécurité.
   
   
3. Sélectionnez Vérifier les mises à jour dans la case grise.
   
   
4. Votre ordinateur vérifiera alors s’il y a des mises à jour qui n’ont pas été installées.

Il est important que votre système Windows soit toujours à jour. Lorsque vous arrêtez votre ordinateur, ces mises à jour se font souvent automatiquement. Mais il arrive parfois qu’elles ne se fassent pas. C’est la raison pour laquelle il est toujours préférable de vérifier que votre système est à jour.

Pour Windows 7 :

1. Cliquez sur le menu Démarrer, puis sur Panneau de configuration.
2. Sélectionnez Système et sécurité.
3. Sélectionnez Mise à jour Windows.
4. Vérifiez si des mises à jour doivent être installées en cliquez sur le bouton « Vérifier les mises à jour ».

Si vous n’avez pas accès à Internet sur l’ordinateur dans lequel est installé Analyste AgExpert, vous pouvez faire le téléchargement sur une clé USB à partir d’un ordinateur connecté à l’aide du programme d'installation hors ligne. Vous pourrez par la suite transférer la mise à jour dans l’ordinateur voulu.

Suivez ces étapes pour sauvegarder le programme d’installation hors ligne sur une clé USB :

1. Sélectionnez l’un des liens de téléchargement pour Windows RT 8.1 ou pour tous les systèmes d’exploitation Windows, sauf Windows RT 8.1.
   
   
2. Cliquez sur la flèche déroulante à côté d’Enregistrer et sélectionnez Enregistrer sous.
   
   
3. Vous y trouverez le nom de votre clé USB. Cliquez sur Enregistrer. Retirez la clé USB et branchez‑la dans l’ordinateur n’ayant pas d’accès Internet.
4. Ouvrez votre clé USB et trouvez le fichier exécutable (du type .exe) et cliquez deux fois dessus pour commencer le téléchargement. Une fois le téléchargement terminé, vous pouvez installer le logiciel Analyste AgExpert 2018-03.
   
   
   
   

Qu'est-ce qu'un relevé d'emploi et quand dois-je fournir un à mes employés?

Un Relevé d’emploi est le formulaire utilisé pour déclarer la rémunération assurable ainsi que les heures travaillées à Service Canada après qu’un employé a été mis à pied ou mis en congé. Prenons, par exemple, les ouvriers agricoles qui ne travaillent qu’une partie de l’année, notamment durant les récoltes. Lorsque leur travail est terminé, ils ne reviendront sans doute que lors de la prochaine saison des récoltes. Dans ce genre de situation, l’employé aura besoin d’un relevé d’emploi. Analyste AgExpert vous permet d’imprimer l’information dont vous avez besoin afin de remplir les relevés d’emploi pour le gouvernement et pour les employés. (Le rapport créé par Analyste AgExpert ne doit pas être soumis directement à l’Agence du revenu du Canada.)

Si vous produisez un relevé d'emploi sur papier ils doivent être produits dans les cinq jours suivant le premier jour d’interruption de la rémunération. Vous remettrez la Partie 1 à votre employé (typiquement la copie blanche), la Partie 2 à Service Canada (la copie bleue), et vous conserverez la Partie 3 pour vos dossiers (la copie jaune). Si le relevé d’emploi est émis électroniquement et que la période de paie est mensuelle ou 13 périodes de paie par année, vous devez produire le relevé d’emploi électronique avant la plus rapprochée des deux dates suivantes : soit cinq jours civils après la fin de la période de paie durant laquelle il y a eu arrêt de la rémunération de l’employé, soit quinze jours civils après la première journée d’arrêt de la rémunération de l’employé.

Que votre relevé d’emploi soit produit sur papier ou électroniquement, il est très important de conserver tous les documents de paie pertinents pendant six à sept années.

Si vous choisissez de produire vos relevés d’emploi électroniquement, vous pouvez le faire en utilisant le RE Web sur le site Web de Service Canada.

1. Ouvrez une session ou enregistrez-vous sur le site Web en ligne RE Web avant de commencer. Vous pouvez soit sélectionner un partenaire de connexion, soit un ID d’utilisateur CléGC.
   
   
   
   
2. Sélectionnez votre partenaire de connexion ou la CléGC et ouvrez une session avec votre numéro d’utilisateur existant, ou votre ID d’utilisateur et mot de passe. Lorsque vous aurez ouvert la session, vous devrez accepter les modalités. Défilez jusqu’au bas de la page et sélectionnez J’accepte.
3. Si vous êtes un nouvel utilisateur de RE Web, sélectionnez l’Option 1. Si vous êtes un utilisateur déjà existant, sélectionnez l’Option 2.
   
   
4. Saisissez tous les renseignements requis pour créer votre profil.
   
   
5. Lorsque vous aurez terminé votre inscription, vous recevrez un numéro de référence par courriel. Il est très important de garder ce numéro dans un endroit sûr puisque vous en aurez besoin pour confirmer votre identité comme utilisateur de RE Web.
   
   
6. Vous aurez alors l’option d’inscrire une nouvelle organisation, de remplacer l’agent principal d’une organisation déjà existante, ou de devenir le représentant d’une organisation inscrite. 
   
   
7. Après avoir choisi l’une des trois options, vous devrez remplir les cases vides de votre Relevé d’emploi. Sur le site Web du gouvernement du Canada, vous trouverez les directives case par case qui fournissent une description et les détails de chacune des cases du formulaire RE.

Parlons de la santé mentale

Ce mois-ci, le blogue de l’AgExpert vous transporte loin des sentiers battus. Plutôt que de porter notre attention sur les feuilles de calcul et les ratios, nous allons explorer le côté humain de l’agriculture – c’est-à-dire tous ceux et toutes celles qui comme nous sont passionnés de l’agriculture.

 

Une industrie merveilleuse et imprévisible

Avez-vous déjà remarqué à quel point le secteur agricole peut être complexe et volatil? Il est pratiquement impossible de tout prévoir. Le moindre facteur peut vous faire réaliser un profit ou subir une perte — un peu de pluie, une faible variation du marché, une légère augmentation des coûts. C’est particulièrement difficile lorsque nous n’avons aucune prise sur ces facteurs, mais que nous sommes tout de même responsables de prendre les décisions, et ces décisions peuvent être lourdes de conséquences.

Un engagement envers tous les producteurs

Le travail acharné, la résilience, la force et un sentiment d’appartenance à la collectivité ont toujours caractérisé la vie sur la ferme, mais il y a aussi des moments où les producteurs peuvent ressentir de la frustration et de l’anxiété. Nous en avons déjà été témoins. Nous savons tous que ces sentiments peuvent mener à des gestes regrettables. C’est pour cette raison que nous sommes déterminés à mettre fin à la stigmatisation de la dépression.

Agissez aujourd’hui

Si la lecture de cet article vous fait penser à quelqu’un, comme un voisin, ou que le sujet vous interpelle ou qu’il vous touche personnellement, agissez maintenant.  Rendez-vous sur le site Association canadienne pour la santé mentale pour trouver votre ACSM locale. Si vous ou un de vos proches ressentez du stress, de l’angoisse, de la colère, du désespoir ou si vous vous sentez isolé et éprouvez des difficultés, n’ignorez pas la situation. Parlez-en. Allez prendre un café pour discuter ou offrez-leur de les accompagner à la clinique ou faites-vous accompagner. Si vous pensez que la situation présente un danger immédiat, rendez-vous dans une salle d’urgence ou appelez le 911.

Nous vous encourageons fortement à vous exprimer lorsque vous en ressentez le besoin et à demeurer à l’écoute des autres lorsque vous le pouvez. Prenons soin les uns des autres.

Rencontrez votre équipe de soutien!

C’est la saison des salons agricoles! (En fait, c’est la saison des salons agricoles toute l'année.) Nous sommes toujours enthousiastes de vous rencontrer en personne chaque fois que nous le pouvons.

Progressons ensemble du 20 au 22 juin

Ce mois-ci, venez nous rencontrer au Farm Progress Show du Canada, à Regina, en Saskatchewan. Nous répondrons à vos questions de 9 h à 17 h, tous les jours du salon. Vous pouvez également obtenir une démo du nouveau logiciel de gestion agricole AgExpert Champs, qui est vraiment simple à utiliser.

Kiosque AgExpert

Eventplex, lobby 7, côté sud

Au plaisir de discuter avec vous bientôt

Si vous ne pouvez pas participer à cet événement, retrouvez notre kiosque AgExpert dans le cadre d’autres salons agricoles à l’échelle du pays au cours de l’année. Nous sommes toujours ravis de vous voir.

Comment rémunérer les employés pour les congés fériés?

En tant qu’employeur, la détermination de la rémunération de vos employés pendant les congés fériés peut vous sembler un défi de taille. Qui est admissible? À combien ont-ils droit? Le module sur la rémunération dans AgExpert Analyste traite l’essentiel des calculs de la paye, mais la rémunération des jours fériés nécessite un peu de calcul manuel. Voici un guide rapide pour vous aider.

Connaître les règles applicables à votre province ou territoire

Les producteurs de la plupart des provinces ne sont pas tenus de payer les congés fériés. Dans les provinces exemptées, les producteurs peuvent choisir de rémunérés les employés pour les jours fériés. En cas de doute quant à vos obligations à cet égard, communiquez avec votre comptable ou téléphonez à votre organisme local responsable des normes de travail.

Colombie-Britannique – 1-800-663-3316
Alberta – 1-877-427-3731
Saskatchewan – 1-800-667-1783
Manitoba – 1-800-821-4307
Ontario – 1-800-531-5551
Québec – 1-844-838-0808
Terre-Neuve-et-Labrador – (page 14 ) 1-877-563-1063
Île-du-Prince-Édouard – 1-800-333-4362                
Nouvelle-Écosse – 1-888-315-0110
Nouveau-Brunswick – 1-888-452-2687
Yukon – 1-867-667-5944 
Territoires du Nord-Ouest – Consultez la page 21 du PDF sur les normes de travail (Statutory Holidays and Holiday Pay – en anglais seulement) – 1-888-700-5707 
Nunavut – 1-877-806-8402 

Voici un exemple de calcul de la rémunération des jours fériés en Saskatchewan

Supposons que M. Tout-le-monde gagne 1 375,20 $ par semaine. Son salaire est versé mensuellement et un congé férié tombe durant la période de paye courante. Nous calculerons comme suit la rémunération de ce salarié pour ce congé férié :

Salaire normal : 1 375,20 $ x 4 semaines = 5 500,80 $
Indemnité de jour férié = Rémunération totale divisée par le nombre de jours travaillés

Les employés à temps plein travaillent cinq jours par semaine.
5 500,80 $ divisé par 20 = 275,04 $

Essentiellement, nous déterminons son salaire quotidien moyen ou, si vous préférez, son nombre moyen d’heures.

Configuration de la rémunération des jours fériés dans AgExpert Analyste

1. Rendez-vous d’abord dans le menu Paye, puis sélectionnez Configurer. À la fenêtre de la paye, cliquez sur Type de paye. Sélectionnez Ajouter, puis entrez l’information pour l’indemnité de jour férié. Enregistrez vos changements. 
   
   
2. Ajoutez maintenant l’indemnité de jour férié de votre employé. Sélectionnez Employés/RE dans le menu, mettez le nom de votre employé en surbrillance, puis cliquez sur Modifier.
    
   
3. Cliquez ensuite sur l’onglet Types de paye, avantages sociaux et retenues. Cliquez ensuite sur l’icône des jumelles à gauche des Types de paye et sélectionnez Indemnités de jour férié. Si vos employés sont rémunérés à un taux horaire, entrez le nombre moyen d’heures sur la ligne Indemnités de jour férié. S’ils reçoivent un salaire fixe, laissez cette valeur à zéro. Enregistrez vos changements.
   
    
4. Pour verser les indemnités de jour férié de vos employés, rendez-vous dans le menu Paye et sélectionnez Créer des chèques de paye. Entrez les renseignements relatifs à la paye comme d’habitude. Lors du paiement des indemnités de jour férié, entrez le nombre moyen d’heures travaillées et le taux de rémunération de ces heures. 
   
   

Vos stocks sont-ils bien configurés?

Il est important d’assurer le suivi de vos stocks. De plus, si vous effectuez un suivi aux fins du programme Agri-stabilité, vous devez configurer vos comptes de stocks de la façon qui suit. Mais, ne vous laissez pas intimider. Vous n’avez qu’à suivre les instructions ci-dessous.

Gestion des détails avec Analyste AgExpert

Lorsque vous avez créé votre fichier de données, vous avez dû choisir les produits qui figureraient dans votre fichier de données. Quelques années se sont écoulées... Disons maintenant que vous désirez
commencer à cultiver aussi des pois. Comment vous y prendrez-vous pour ajouter les pois à vos stocks? Vous n’avez qu’à suivre les étapes suivantes :

  

1. Tout d’abord, vous devez ajouter un compte de stocks. Dans le menu Configurer, sélectionnez le plan comptable. Sous l’onglet Actif, faites défiler jusqu’à ce que vous repériez votre compte Inventaire de légumineuses. Mettez le compte Inventaire de légumineuses en surbrillance (compte principal) et cliquez sur le bouton Ajouter.
   
   
2. Créez un compte auxiliaire pour la variété de pois que vous désirez semer. La catégorie du compte sera Compte auxiliaire. Ensuite, cliquez sur Créer compte. Sélectionnez Oui lorsque la fenêtre contextuelle s’affiche. Assurez-vous de sélectionner l’unité de mesure, le compte de rajustement des stocks et le type de produit Agri-stabilité.
    
3. Maintenant, vous allez ajouter les comptes de revenus et de dépenses et les lier à votre compte de stocks. Commençons par le compte de revenus.
   
   Cliquez sur l’onglet Revenus et rendez-vous au compte primaire Légumineuses (ventes). Ajoutez un compte principal appelé Ventes de pois.
   
   
4. Utilisez le même numéro de compte que votre compte principal (4121) et ajoutez un compte auxiliaire pour les ventes de pois jaunes. Cliquez sur le livre bleu à côté du compte de stocks afin de sélectionner votre compte pour les pois jaunes. 
   
5. Passons maintenant à l’onglet des dépenses. Ajoutez Achats des graines de pois comme compte principal et Pois jaunes comme compte auxiliaire.
   
   
   

Maintenant vous savez comment configurer vos stocks, que ce soit pour assurer un suivi de vos stocks ou un suivi détaillé aux fins du programme Agri-stabilité. À la fin de l’année, vous saurez que vos données sont exactes.

Conseils concernant Analyste AgExpert

• Assurez-vous que tous les champs sont remplis lorsque vous créez des comptes.
• Si vous n’êtes pas certain des codes Agri-stabilité à utiliser, demandez à votre comptable ou vérifiez en ligne.
• Un moyen facile de lier vos comptes de revenus et de dépenses à vos comptes de stocks consiste à utiliser la fenêtre Configurer les comptes de stocks que vous trouverez dans le menu Stocks. Ensuite, configurez l’association au moyen de la fenêtre Sélectionner un compte avec transactions - Stocks.

Prêt pour la fin de l'exercice financier?

La date limite pour envoyer votre déclaration de revenus à l’Agence du revenu du Canada est le 30 avril, donc elle arrive à grands pas! Grâce à Analyste AgExpert, vous pouvez vous faciliter la vie – et celle de votre comptable –, et envoyer votre déclaration de revenus à temps.

Respectez votre rythme

Vous pouvez passer au nouvel exercice lorsque vous êtes prêt. Le fichier de données d’Analyste AgExpert est pluriannuel, et le logiciel n’a pas de bouton de fin d’exercice à proprement parler. Votre comptable travaille dans Analyste AgExpert à la fin de l’exercice? Rien de plus simple : utilisez la fonctionnalité de version comptable pour lui envoyer vos données afin qu’il puisse travailler dans l’exercice terminé, pendant que vous travaillez dans le nouvel exercice. Lorsque votre comptable aura terminé, vous pourrez importer ses changements dans votre fichier de données courant pour mettre à jour vos soldes adéquatement. Vous vous demandez comment saisir manuellement les ajustements de votre comptable? Tout aussi simple. Voici quelques éléments à retenir :

• Vous pouvez ajuster la valeur et la quantité des stocks, pourvu que vous respectiez la logique comptable. En d’autres termes, les débits doivent être des nombres positifs et les crédits, des nombres négatifs.
• Vous pouvez ajuster la valeur à l’aide d’un débit ou d’un crédit, et laisser la quantité à zéro (nouveau en 2017). Cette modification est possible seulement si le compte n’est pas à zéro avant ou après l’enregistrement de l’ajustement. (Voir les deux points suivants.)
• Si la valeur de vos stocks est actuellement établie à zéro et que vous effectuez un débit pour augmenter les stocks, vous devez saisir une quantité sur cette ligne. Il se pourrait aussi que vous ne connaissiez pas la quantité exacte. Dans ce cas, faites votre meilleure estimation selon ce que vous pensez être la valeur par unité. Selon la logique, vous ne pouvez pas avoir une valeur positive si vous n’avez pas de stocks.
• Si vous remettez la valeur des stocks à zéro, vous devez faire de même pour la quantité. Donc, si vous avez en stock trois unités dont la valeur totalise 300 $ et que vous voulez créditer (soustraire) le compte des stocks de 300 $, vous devrez saisir une quantité négative (-3) sur cette ligne.
• Vous pouvez soustraire uniquement ce que vous détenez en stock. Par exemple, à la fin de l’exercice, vous avez en stock trois unités dont la valeur totalise 300 $. Vous avez fait un peu de travail depuis le début du nouvel exercice (avant d’envoyer vos registres à votre comptable), et vous avez vendu deux de ces unités. Vos stocks « actuels » sont donc constitués d’une seule unité, dont la valeur s’élève à 100 $. Dans ce cas, vous ne pourriez pas soustraire 300 $ à la fin de l’exercice, parce que vos stocks « actuels » correspondraient à une valeur négative (-200 $). La solution la plus facile consiste à saisir une valeur en stocks de 200 $ dans le compte dans le nouvel exercice pour vous laisser la possibilité de soustraire 300 $ dans l’exercice précédent.
• Pour imputer des ajustements aux comptes débiteurs/clients ou aux comptes créditeurs/fournisseurs, utilisez la fenêtre régulière de saisie des transactions pour créer un montant à recevoir (1200-00) ou un montant à payer (2100-00).

Comment créer une version de fichier de données pour le comptable

• Pour pouvoir continuer de travailler dans votre fichier de données, ajoutez votre prochain exercice financier. Allez dans Configurer, puis sélectionnez Exercices. Cliquez sur le bouton Ajouter un exercice.
  
  
• Fermez la fenêtre Exercices puis, à partir du menu Fichier, choisissez Créer une version du fichier de données pour le comptable.
  
  
• Comme date de division, choisissez le dernier jour de votre exercice. Vous pourrez voir tout ce qui est antérieur à la date de division, mais vous ne pourrez rien modifier. Votre comptable devra accéder à tout ce que contient votre fichier de données jusqu’à la date de division, afin d’apporter au besoin des écritures de rajustement dans le cadre du processus de fin d’exercice. Vous pourrez continuer de travailler dans vos registres après la date de division, et votre comptable pourra voir ces transactions, mais ne pourra pas les modifier.
  
  
• Choisissez à quel endroit vous voulez enregistrer la version comptable. Cliquez sur le dossier jaune que vous avez vu à l’étape 3. Enregistrez le fichier sur votre Bureau d’ordinateur afin qu’il soit facile de le joindre à un courriel. Vous verrez « Ce PC » ou « Mon ordinateur » (selon la version de Windows). Cliquez sur l’un ou l’autre, puis sur « Bureau » et enfin, sur « Data ». Cliquez sur OK, puis sur Enregistrer.
  
  
  
  
• Sur votre Bureau, vous verrez cette icône, portant l’extension .agacctransfer, que vous pourrez envoyer à votre comptable.
  
  

Conseils pour la fin d’exercice dans Analyste AgExpert

• Vous envoyez un fichier dont l’extension est .agacctransfer à votre comptable. Lorsqu’il a terminé ses écritures de rajustement, votre comptable vous retourne un fichier dont l’extension est .agextransfer.
• Conseil important 1 Ajoutez toujours votre prochain exercice avant de créer la version comptable.
• Si votre comptable n’a pas Analyste AgExpert, vous pouvez imprimer ou exporter les rapports requis.
• Si la fin d’exercice vous donne des maux de tête, jetez un coup d’œil à cette liste pratique des 9 tâches à effectuer avant le processus de fin d’exercice.
• Conseil important 2 N’utilisez pas la fonction d’annulation de la version comptable. En effet, si vous annulez cette version, vous ne pourrez pas importer les données que votre comptable vous retournera.