Configurer et mettre à jour les contacts

Dans le logiciel Analyste AgExpert, vous pouvez configurer et tenir à jour une liste de contacts pour exécuter les tâches suivantes :

• assurer un suivi des transactions imputées aux comptes créditeurs (achats imputés au compte pertinent);
• assurer un suivi des transactions imputées aux comptes débiteurs (ventes imputées au compte pertinent);
• assurer un suivi de vos contacts personnels;
• assurer un suivi des achats et des ventes pour la production de rapports sur les achats et les ventes;
• imprimer un chèque émis à l’ordre d’un fournisseur;
• produire des étiquettes d’envoi. 

Pour trouver vos contacts :

1. Sélectionnez Contacts dans le menu Configurer.
2. La boîte de dialogue Contacts s’affichera à l’écran et comprendra tous les contacts disponibles.

Pour attribuer à votre contact un compte de dépenses ou de revenus par défaut :

1. Cliquez sur Ajouter ou Modifier pour ouvrir la fenêtre Ajouter un contact ou Modifier un contact.
2. Sélectionnez un compte de revenus par défaut en cliquant sur l'icône représentant un livre ().
3. Sélectionnez un compte de dépenses par défaut en cliquant sur l'icône représentant un livre ().
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Lorsque vous sélectionnerez le contact au cours de la transaction, le logiciel affichera automatiquement le compte de revenus ou de dépenses attribué par défaut au contact.

Pour ajouter un nouveau contact :

1. Cliquez sur Ajouter. La boîte de dialogue Ajouter un contact s’affichera.
2. Saisissez les renseignements relatifs au contact.
3. Cliquez sur Enregistrer.
   Remarque : Vous pouvez préciser le type de contact que vous configurez. Si vous cochez Client et Fournisseur, le contact s'affichera tant pour les montants à payer que pour les montants à recevoir.

Pour modifier un contact :

1. Sélectionnez le contact.
2. Cliquez sur Modifier. La boîte de dialogue Modifier un contact s’affichera.  
3. Apportez les modifications requises aux détails du contact.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un contact :

1. Sélectionnez le contact.
2. Cliquez sur Supprimer. Une fenêtre textuelle s’affichera.
3. Cliquez sur Oui.

Si un client et un fournisseur sont configurés avec un nom de contact semblable, vous pouvez fusionner ces registres dans un seul contact. 

1. Sélectionnez d’abord le contact que vous voulez fusionner à un autre, puis cliquez ensuite sur Fusionner.
   
2. Sélectionnez ensuite l’autre contact auquel le contact sélectionné sera fusionné à partir de la liste déroulante du champ Fusionner avec le contact.
   
3. Cliquez sur OK, et puis cliquez Oui.  

Tous les renseignements pertinents seront fusionnés, y compris les soldes, les paiements et les dates de publication des états pour que vous n’ayez qu’un seul contact avec ce nom.

Last updated on juillet 25, 2018 by Logiciels de gestion FAC